Welche Arten von Mailadressen gibt es und wieviele sollte man haben?
Wenn man beginnt sich mit Mailadressen zu beschäftigen, will man üblicherweise einfach eine Mailadresse und richtet somit eine solche ein. Daran ist grundsätzlich nichts auszusetzen. Aber wie bei so vielen anderen Dingen im Leben, kann man sich auch im Umgang mit Mails einiges an Arbeit und Ärger ersparen, wenn man sich vorher ein wenig Gedanken macht und das Ganze etwas organisierter angeht. Dabei werden die Bedüfnisse und somit auch die gewählten Lösungen durchaus unterschiedlich sein. Im Folgenden möchten wir Ihnen daher einfach ein paar Denkanstöße und Überlegungen zur Verfügung stellen, die Ihnen vielleicht im Laufe der Zeit einiges an Ärger ersparen können.
Eine für alles oder darf es doch etwas mehr sein?
Während man sich beim eigenen Namen oder der Wohnadresse aus rechtlichen, parkatischen oder auch finanziellen Gründen meist mit einer/m zufrieden geben muss, ist dies bei Mailadressen nicht zwangsläufig der Fall und eigentlich auch gar nicht ratsam. Man überlege sich nur einmal kurz, wofür so eine Mailadresse alles verwendet wird: zur Kommunikation im Beruf (mit Kollgen_innen und Vorgesetzten), zur Kommunikation im Freundeskreis, zur Anmeldung bei Veranstaltungen, zur Kommunikation mit Behörden, zum Buchen von Unterkünften, zum Shopping, etc.
Da könnte es sich schon lohnen, wenn man etwas Ordnung schaft und verschiedene Mailadressen verwendet - ganz zu Schweigen vom datenschutzrechtlichen Aspekt.
Im Großen und Ganzen kann man folgende Arten von Mailadressen unterscheiden:
Dienstliche Mailadresse
Eine dienstliche Mailadresse sollte nur zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Im Tiroler Schulumfeld ist dies meist die TSN-Mailadresse. Diese Mailadresse sollten Sie also immer dann verwenden, wenn Sie innerhalb des Schulumfelds kommunizieren wollen. etwa mit Kolleg_innen, der Direktion, Eltern oder auch bei Anfragen für Schulprojekte. Dienstliche Mailadressen werden in der Regel nur für die Dauer des Dienstverhältnisses zur Verfügung gestellt. Deshalb sollten Sie die dienstliche Mailadresse auch nicht zur Anmeldung für Dienste ausserhalb der Schule nutzen oder diese als alternative Mailadresse zur Wiederherstellung von Zugängen zu Diensten/Portalen verwenden. Steht Ihnen nämlich die dienstliche Mailadresse nicht mehr zur Verfügung, müssen Sie überall, wo Sie die dienstliche Mailadresse hinterlegt haben, diese wieder tauschen. Dies ist einerseits sehr mühsam und birgt andererseits auch die Gefahr, dass man dabei etwas vergisst und dann erst zu spät bemerkt, dass man für den Zugriff auf einen Dienst die alte dienstliche Mailadresse benöttigen würde, die es aber nicht mehr gibt.
Pädagogische Mailadresse
Neben dienstlichen Mailadressen, werden die meisten im Tiroler Schulumfeld auch eine oder mehrere pädagogische Mailadressen besitzen. Diese Mailadressen werden im Rahmen der Nutzung digitaler Plattformen generiert. Üblicherweise wird es sich dabei um Mailadressen von Microsoft (bei der Nutzung von Microsoft Office, Teams, etc.) oder Gmail Adressen (bei der Nutzung von Google Classroom) handeln. Diese Mailadressen werden in der Regel benötigt, um sich bei den entsprechenden Portalen anzumelden.
Persönliche Mailadresse (geschäftlich)
Eine persönliche Mailadresse (geschäftlich) sollte immer dann verwendet werden, wenn man privat - aber geschäftlich/seriös - Mails schreibt. Deshalb macht es auch durchaus Sinn, wenn in dieser Mailadresse je nach Möglichkeit der eigene Name vorkommt, also etwa Max [dot] Mustermann [at] mailanbieter [dot] com. Mailadressen dieser Art wirken seriöser und da sie im Umgang mit Behörden, Banken, Firmen, Freunden,etc. verwendet werden, passt dies auch. Hier ist es durchaus erwünscht, wenn man aufgrund der Mailadresse Rückschlüsse auf den Absender ziehen kann. Diese Mailadresse sollte jedoch nicht verwendet werden, wenn keine sofortigen Rückschlüsse durch die Mailadresse auf die Person notwendig oder gewünscht sind, wie etwa bei der Registrierung von Diensten, im Online Shopping oder bei der Teilnahme an Gewinnspielen.
Persönliche Mailadresse (nicht geschäftlich)
Immer dann, wenn eine Mail nicht dienstlich oder geschäftlich ist, sollte man eine Mailadresse verwenden, die nicht sofort einen Rückschluss auf den Absender zulässt. Im Gegensatz zur geschäftlichen persönlichen Mailadresse sollten in dieser Mailadresse also weder der Name noch sonstige persönliche Hinweise vorhanden sein. Sie sollte also etwa von der Art blaueblume [at] mailanbieter [dot] com sein. Diese Mailadresse sollten Sie bei der Registrierung von Diensten, bei der Teilnahme an Gewinnspielen oder dergleichen verwenden, damit nicht schon durch die Mailadresse alleine Rückschlüsse auf Sie gezogen werden können. Und ja, es spricht natürlich auch nichts dagegen mehrere solcher Mailadressen zu haben.
Wieviele Mailadressen sollte man haben?
Bleibt also die Frage, wie viele Mailadressen man jetzt idealerweise haben sollte. Das kann man jetzt nicht so genau und für alle passend beantworten, aber drei sollten es schon sein, wenn man die unterschiedlichen Arten von Mailadressen berücksichtigen will. Wobei mehr natürlich nicht unbedningt schlecht sein müssen, es sei denn es sind dann irgendwann zu viele, denn man sollte ja doch auch alle Mailadressen pflegen. Wer sich jetzt fragt, wie sich das Verwalten mehrerer Mailadressen zeitlich ausgehen soll, dem sei gesagt, dass es dafür durchaus praktikable Tools gibt. Mehr dazu finden Sie im Artikel -> Mit Mailclients bei vielen Mailadressen den Überblick behalten